Al momento della presentazione di un assegno  circolare o vaglia postale, presso la banca negoziatrice, il collaboratore eseguirà un primo controllo formale del titolo e provvederà poi a generare l’immagine digitale dell’assegno. Dopo l’apposizione di una marca temporale l’immagine digitale sarà inviata alla conservazione digitale sostitutiva a norma di legge. Con la generazione dell’immagine digitale dell’assegno, il titolo cartaceo perde la sua valenza giuridica e solamente la versione elettronica avrà efficacia legale. Il titolare dell’assegno può ottenere una copia analogica dell’immagine dell’assegno con le relative informazioni e la dichiarazione della banca negoziatrice sulla conformità dell’immagine analogica con l’originale digitale. Inoltre il cliente può chiedere per una sola volta una copia analogica del protesto o del documento attestante la non protestabilità. Queste copie conformi hanno validità giuridica. Il titolo cartaceo è conservato dalla banca per soli 6 mesi prima di essere distrutto.

A partire dal 06.11.2017 lo scambio di dati e informazioni tra le banche (banca negoziatrice e banca trattaria) avviene unicamente mediante un univoca piattaforma telematica. Per assegni ovvero assegni circolari fino a un valore di Euro 8.000,00 la banca negoziatrice trasmetterà solamente i dati dell’assegno presentato all’incasso. Per assegni bancari con un valore oltre Euro 8.000,00 la banca negoziatrice deve mettere a disposizione alla banca trattaria e al traente anche l’immagine digitale dell’assegno. Il tutto avviene sempre tramite la piattaforma telematica. Anche le comunicazioni p.e. sull’impossibilità di pagare/incassare e sull’esito di un protesto saranno effettuate tramite la piattaforma. Qualora la banca trattaria richieda la trasmissione dell’immagine digitale dell’assegno con valore fino a Euro 8.000,00, la banca negoziatrice è obbligata a provvedervi. L’elaborazione ossia la presentazione al pagamento dell’assegno avviene entro un giorno lavorativo. Anche il protesto avviene con processi telematici mediante notai o Banca d’Italia.

A causa della nuova procedura è necessario che il cliente proceda con maggiore accortezza nella compilazione di assegni. Nello specifico è richiesta una scrittura chiara e intellegibile, che la firma di traenza sia apposta nell’apposito spazio e che il titolo cartaceo non sia danneggiato o logoro. Solo così sarà possibile generare un’immagine digitale corretta e ineccepibile dello stesso assegno. Al momento della ricezione dell’assegno, al cliente è chiesto inoltre di controllare l’integrità fisica del titolo ricevuto e di verificare che tutte le parti dello stesso assegno siano state compilate in modo chiaro, intellegibile e che l’assegno sia firmato negli appositi spazi. Si avverte che in caso contrario si rende necessarie il ricorso a complicate procedure di back-up che prevedono la gestione della materialità del titolo al di fuori del processo telematico. Le spese per tali procedure saranno addebitate al cliente nella misura prevista dal contratto.