Beim Dokumenteninkasso werden Banken zwischen dem Importeur und dem Exporteur eingeschaltet. Der Exporteur übergibt die Transportdokumente seiner Bank. Diese übermittelt sie der Bank des Importeurs.

Der Importeur erhält die Dokumente, die in der Regel für den Erhalt der Waren notwendig sind, von seiner Bank erst ausgehändigt, sobald er den Inkassobetrag bezahlt oder eine auf ihn gezogene Tratte akzeptiert.
Ausgangspunkt ist dabei der zwischen den beiden Geschäftspartnern abgeschlossene Kaufvertrag.

Der Exporteur ist zu einem Dokumenteninkasso ermächtigt, wenn eine der beiden folgenden Zahlungsbedingungen vereinbart wurde:

• Dokumente gegen Zahlung - „Documents against payment“ (D/P)
• Dokumente gegen Akzept - „Documents against acceptance“ (D/A).

Bei der Abwicklung von Inkassoverfahren bedarf es besonderer Sorgfalt. Es wird von den „Einheitlichen Richtlinien für Inkassi“ (ERI) Revision 1995 - ICC Publikation 522 - geregelt, die zwar keine Rechtsnormen enthalten, jedoch allgemein anerkannte - von der internationalen Handelskammer in Paris erlassene - Regeln darstellen. Diese werden als Grundlage für die Abwicklung mit herangezogen, sofern nicht ausdrücklich andere Vereinbarungen getroffen werden.

Der Exporteur schließt mit dem Dokumenteninkasso, dem die Ware verkörpernde Dokumente zugrunde liegen z.B. ein Bill of Lading (Achtung: Rechnungen geben diese Sicherheit nicht!), zwar das Risiko einer einseitigen Leistung aus, er trägt jedoch das Abnahmerisiko und das Zahlungsrisiko. Er hat also keine Gewähr, dass der Importeur bei Vorlage der Dokumente zahlt oder akzeptiert, behält aber die Verfügungsgewalt über die Ware bis zu deren Bezahlung. Die Gefahr, dass der Importeur die Ware nicht annimmt und bezahlt, ist um so höher zu bewerten, wenn es sich um leicht verderbliche Güter handelt, die nicht oder nur schwer zurückgenommen werden können.

Der Importeur trägt hingegen das Qualitätsrisiko, da er eine Warensendung bezahlen muss, deren Qualität er in der Regel vorher nicht prüfen kann. Je nach Art der Dokumente hat er allerdings die Gewähr, dass die Ware termingerecht versandt wird, da er sonst die Annahme verweigern kann.

Das Dokumenteninkasso eignet sich als Zahlungsform also besonders dann, wenn sich die Geschäftspartner bereits kennen. Es bietet dem Exporteur keine ausreichende Sicherheit bei Erstgeschäften insbesondere mit Geschäftspartnern in Schwellen- oder Entwicklungsländern.

Wie bei allen Dokumentengeschäften, werden beim Dokumenteninkasso immer nur die Dokumente bezahlt und nicht die Ware an sich. Es handelt sich also um eine vom Warengeschäft losgelöste Zahlungsvereinbarung. Der Importeur hat den vereinbarten Kaufpreis unabhängig von der Beschaffenheit der Ware zu zahlen und hat auch nicht das Recht, die Bezahlung von einer vorherigen Prüfung der Ware abhängig zu machen.

Beim Inkasso auf der Basis „Dokumente gegen Zahlung“ ist die Zahlung grundsätzlich „bei erster Präsentation“ fällig, das heißt bei (schriftlicher) Vorlage der Dokumente. Der Exporteur kann aber auch einen Zahlungsaufschub z. B. bis zur Ankunft der Ware gewähren, indem er den Dokumenten eine Nachsichttratte zum Akzept beifügt.

Erst bei Bezahlung erhält der Importeur die Dokumente ausgehändigt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass für Effekten, Wechsel und Tratten Stempelgebühren zu bezahlen sind.